Beleg-Einsicht: Original oder Digital?

Gemäß § 556 Abs. 3 S. 1, 1. HS BGB hat der Vermieter über die Betriebskosten-vorauszahlungen jährlich abzurechnen. Hierbei sind die Gesamtkosten des Abrechnungsjahres zusammenzustellen, der Umlageschlüssel ist zu erläutern, die auf den Mieter entfallenden Einzelkosten sind auszuweisen und die geleisteten Vorauszahlungen sind in Abzug zu bringen.

Wie eine solche Betriebskostenaufstellung auszugehen hat, wird durch § 259 Abs. 1, 1. HS BGB konkretisiert: die Abrechnung muss eine geordnete und übersichtliche Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben im Rahmen der Betriebskosten aufweisen. Dies soll es dem Mieter ermöglichen, die Abrechnung auch als Laie prüfen zu können.

In diesem Kontext steht dem Mieter das Recht zu, die den Kosten zugrundeliegenden Belege in Originalform einzusehen.

Was aber, wenn Mieter und Vermieter weit voneinander entfernt wohnen bzw. ihre Unternehmen weit voneinander entfernt betreiben. - Muss der Vermieter dann die originalen Belege per Post übersenden?

Dieses Problem hat der Gesetzgeber erkannt und seit Januar 2025 den § 566 Abs. 4 S. 2 BGB eingefügt, der es dem Vermieter erlaubt, die Belege elektronisch vorzulegen – Die Belegeinsicht kann also durch eine einfache E-Mail vorgenommen werden.

Aber Achtung: das gilt jedoch nur für die Wohnraummiete – aufgrund der Gesetzessystematik ist § 566 Abs. 4 S. 2 BGB nicht auf Gewerberaummietverhältnisse anwendbar. So hat das OLG Schleswig, Urteil vom 18.07.2025 – 12 U 73/24 nochmals bestätigt und daran erinnert, dass beim Gewerberaummietverhältnis weiterhin die Belege in der Form vorgelegt werden müssen, in der sie dem Vermieter selbst erteilt wurden – also im Original. Eine digitale Bereitstellung ist nur dann zulässig, wenn der Vermieter die Belege selbst nur elektronisch erhalten hat.

Zum Autor:

RA Serdar Koc ist Fachachwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Er ist deutschlandweit tätig und berät eine Vielzahl von namhaften Hausverwaltungen und Großvermietern in sämtlichen Fragen des Miet- und WEG-Rechts, insbesondere bei Fragestellungen rund um Beschlussfassungen, bei der Abwehr von Beschlussanfechtungsklagen, bei der Durchsetzung von offenen Hausgeldern gegen säumige Eigentümer sowie bei der Durchsetzung oder der Abwehr von Kündigungen im Mietverhältnis.